Метод оцінювання ефективності управління знаннями за допомогою сучасних інформаційних систем

Abstract

The article presents a comprehensive analysis of modern approaches to the classification of knowledge and the organization of knowledge management systems in the context of contemporary organizational functioning. Main types of knowledge—explicit and tacit—are examined, including their characteristics, differences, and the specifics of their formalization and transfer within corporate environments. Various methods for structuring knowledge are systematized according to the type of project being implemented, the sectoral specifics of the enterprise, its operational context, organizational culture, and strategic priorities. Particular attention is devoted to evaluating the effectiveness of modern knowledge management tools, such as Jira, Confluence, and SharePoint, which are widely used in IT project management and corporate administration practices. It has been identified that, despite their significant functional potential, these systems exhibit limitations in several critically important aspects, such as ensuring the relevance of knowledge, integration with dynamic business processes, and support for working with tacit knowledge, which often remains outside formal information structures. Within the scope of the study, a method for assessing the effectiveness of knowledge management is proposed, based on the development of a quantitative model. This model enables a formalized analysis of existing knowledge management systems (KMS), identification of their weaknesses, and determination of directions for further improvement. The proposed mathematical model for quantitative assessment considers key factors such as the degree of knowledge formalization, the level of practical knowledge usage, content relevance, the breadth of subject matter coverage, and the degree of integration with business processes. The modeling results support the hypothesis regarding the limited effectiveness of existing KMS in rapidly changing organizational environments, which are characterized by high levels of uncertainty and the need for flexible and adaptive knowledge mechanisms. Based on an analytical example, it is demonstrated that traditional approaches to knowledge management do not adequately support the processes of tacit knowledge generation, transformation, and utilization. In conclusion, the necessity and relevance of developing a new knowledge management systems is substantiated. These systems should be more flexible, context-sensitive, equipped with built-in analytical tools, and capable of processing unstructured information while supporting work with tacit knowledge. Such systems can serve as strategic tools for ensuring organizational competitiveness in the knowledge economy.

Здійснено комплексний аналіз сучасних підходів до класифікації знань та організації систем їхнього управління в контексті функціонування сучасних організацій. Розглянуто основні типи знань — явні та неявні, їхні характеристики, відмінності, а також особливості формалізації та передачі в межах корпоративного середовища. Здійснено систематизацію способів структурування знань залежно від типу реалізованого проєкту, галузевої специфіки підприємства, контексту його діяльності, організаційної культури та стратегічних пріоритетів. Особливу увагу приділено оцінюванню ефективності сучасних інструментів управління знаннями, зокрема платформ Jira, Confluence, SharePoint, які широко застосовуються у практиці управління ІТ-проєктами та корпоративного адміністрування. Виявлено, що, попри значний функціональний потенціал, зазначені системи мають обмеження у таких критично важливих аспектах, як забезпечення актуальності знань, інтеграція з динамічними бізнес-процесами, а також підтримка роботи з неявними знаннями, що залишаються поза межами формальних інформаційних структур. У межах дослідження запропоновано метод для оцінювання ефективності управління знаннями, який ґрунтується на побудові кількісної моделі. Ця модель дозволяє здійснювати формалізований аналіз наявних систем управління знаннями (СУЗ), виявляти їхні слабкі сторони та визначати напрями для подальшого вдосконалення. Запропонована математична модель кількісної оцінки враховує такі ключові фактори, як ступінь формалізації знань, рівень їх практичного використання, актуальність наявного контенту, широта охоплення предметної області та ступінь інтеграції знань із бізнес-процесами організації. Результати моделювання підтверджують гіпотезу щодо обмеженої ефективності наявних СУЗ в умовах швидкозмінного організаційного середовища, що характеризується високим рівнем невизначеності, потребою в гнучкості та адаптивності механізмів знань. На основі аналітичного прикладу доведено, що традиційні підходи до управління знаннями не забезпечують повноцінної підтримки процесів генерації, трансформації та використання неявних знань. У підсумку обґрунтовано доцільність і необхідність розробки нових систем управління знаннями, які мають бути гнучкішими, контекстно-чутливішими, з вбудованими аналітичними механізмами, здатними до обробки неструктурованої інформації та підтримки роботи з неявними знаннями. Такі системи можуть виступати стратегічним інструментом забезпечення конкурентоспроможності організації в умовах економіки знань.