Development of software for an integrated system of managing a legal company’s interaction with clients

Abstract

У тезах представлено прототип інтегрованої системи для управління взаємодією юридичного відділу з клієнтами за принципом end-to-end: від первинного звернення до закриття кейсу. Рішення об’єднує модулі прийому запитів (канали комунікації, фіксація потреб і документів), автоматизований розподіл звернень між юристами та ведення кейсу з контрольними точками виконання. Передбачено планування зустрічей через календар і створення посилань для онлайн-зустрічей, а також синхронізацію подій із відповідальними особами. Для захисту конфіденційних даних реалізовано рольовий доступ, журнал аудиту дій і базові політики безпеки. Система формує журнали та звіти за місяць/рік, що дозволяє оцінювати KPI обробки звернень, прострочень і продуктивності. Запропоноване рішення зменшує ручні операції, підвищує прозорість процесу та керованість клієнтських кейсів.

This paper presents an MVP of an integrated, end-to-end system for managing a legal department`s interaction with clients, the initial enquiry to case closure. The solution combines an intake module for capturing requests, client details and supporting documents, a case-management workspace with milestones and deadlines, and automated allocation of matters to solicitors based on workload and expertise. Meeting planning is integrated with calendar scheduling and online meeting links, ensuring consistent time coordination and traceability of client communication. To protect sensitive client information, the system implements role-based authorisation, an audit trail of actions and baseline security policies. Monthly and annual reports provide operational visibility and enable KPI evaluation, including processing time, overdue rates and individual productivity. The proposed approach reduces fragmented tooling and improves accountability and service responsiveness in legal workflows.