Development of an electronic document management tool with approval routing and task execution control in it companies

Abstract

У тезах представлено програмний засіб електронного документообігу для ІТ-компаній, який підтримує реєстрацію, зберігання та пошук внутрішніх і зовнішніх документів. Ключовою особливістю є налаштовувана маршрутизація погодження (послідовна та паралельна) з фіксацією візувань, коментарів і версій. Система дозволяє призначати доручення відповідальним виконавцям, контролювати строки та статуси виконання, а також автоматично надсилати нагадування й ескалації у разі прострочення. Для прозорості процесів формуються журнали руху документів і зведені звіти щодо стану проходження та дисципліни виконання. Запропоноване рішення підвищує керованість процесів та аудитопридатність у розподілених командах.

This paper presents an electronic document management tool intended for IT companies that provides registration, secure storage, and fast retrieval of internal and external documents. The core capability is configurable approval routing (sequential and parallel) with traceable endorsements, comments and version history. The system supports assigning actionable tasks to responsible staff, monitoring deadlines and execution status, and issuing reminders and escalations when terms are breached. Operational transparency is strengthened through journals of document movement and summary reports on throughput and compliance. The proposed solution reduces manual coordination, improves accountability and provides an auditable workflow for managers.