Design and development of an order and inventory management system for small businesses

Abstract

Малі підприємства часто покладаються на електронні таблиці та розрізнені інструменти для управління замовленнями клієнтів, поповненням запасів та складськими запасами, що призводить до невідповідних записів про запаси, дефіциту запасів, якого можна уникнути, та затримок виконання замовлень. У тезах представлено концепцію та специфікацію легкого веб-програмного інструменту, який інтегрує управління замовленнями з контролем запасів для малих підприємств. Рішення структуровано навколо чітко визначених обмежених контекстів (продажі, запаси, закупівлі, звітність) та застосовує доменно-орієнтований дизайн для моделювання бізнес-сутностей та інваріантів. Запропоновано RESTful HTTP-інтерфейс для підтримки сумісності та майбутніх інтеграцій, тоді як шаблони корпоративних додатків використовуються для роз'єднання інтерфейсу користувача, служб додатків та рівня персистентності. Точність інвентаризації за одночасних операцій забезпечується за допомогою незмінного журналу руху запасів, що дозволяє проводити реконструкцію балансу та забезпечувати узгодженість транзакцій. Оскільки емпіричні результати ще недоступні, у тезах визначено план оцінки, що включає автоматизовану перевірку основних інваріантів запасів, тестування зручності використання на основі завдань з репрезентативними операторами та оцінку продуктивності за допомогою сценаріїв навантаження та показників процентильної затримки. Запропонований підхід має на меті забезпечити прагматичну, економічно ефективну основу для цифровізації виконання замовлень та складських операцій у малих підприємствах.

Small businesses frequently rely on spreadsheets and disconnected tools to manage customer orders, replenishment, and warehouse stock, resulting in inconsistent stock records, avoidable stock-outs, and delayed fulfilment. This paper presents the concept and specification of a lightweight web-based software tool that integrates order management with inventory control for small enterprises. The solution is structured around clearly defined bounded contexts (Sales, Inventory, Procurement, Reporting) and applies domain-driven design to model business entities and invariants. A RESTful HTTP interface is proposed to support interoperability and future integrations, while enterprise application patterns are used to decouple the user interface, application services, and persistence layer. Inventory accuracy under concurrent operations is ensured by an immutable stock-movement ledger, which enables auditable balance reconstruction and transactional consistency. As empirical results are not yet available, the paper defines an evaluation plan comprising automated verification of core inventory invariants, task-based usability testing with representative operators, and performance assessment using load scenarios and percentile latency metrics. The proposed approach is intended to provide a pragmatic, cost-effective foundation for digitising order fulfilment and warehouse operations in small businesses.