Development of an online client appointment booking software for small service businesses

Abstract

У роботі розглянуто розробку програмного засобу онлайн-запису клієнтів на послуги для малого сервісного бізнесу (салони краси, майстерні, приватні кабінети тощо). Метою є створення інтегрованої системи самообслуговування для клієнтів та «єдиного вікна» для адміністратора/менеджера, що забезпечує вибір послуги й майстра, бронювання часу, керування розкладом і завантаженням персоналу, облік клієнтської бази, нагадування та контроль оплат. Запропоновано модульну архітектуру з доменними сутностями Client, Service, Staff, Slot, Booking, Payment і Notification, інтеграційним API та подієвою моделлю для узгодження змін між розкладом, бронюваннями та платежами. Передбачено механізми зниження кількості неявок (нагадування, підтвердження, правила скасування), а також базові політики безпеки для вебзастосунку і платіжних інтеграцій. Запропоновано підхід до оцінки KPI до/після впровадження: час обробки звернень, конверсія записів, частка неявок, точність обліку та рівномірність завантаження майстрів.

This paper addresses the development of an online appointment booking software product for small service businesses (e.g., beauty salons, repair workshops, private studios). The objective is to deliver a single-window system for managers and a self-service flow for clients, covering service ion, staff availability, time-slot booking, reminders, and payment control. A modular architecture is proposed, with core domain entities (Client, Service, Staff, Slot, Booking, Payment, Notification) and well-defined APIs and events to maintain consistency in schedules, bookings, and payments. The solution includes mechanisms to reduce no-shows (multi-channel reminders, confirmations, and cancellation rules) and a baseline security posture for web and payment integrations aligned with modern application security guidance. An evaluation approach is defined to measure KPIs before and after adoption, including request-to-booking lead time, booking conversion, no-show rate, accounting accuracy, and staff utilisation.